Mr Vieilleécole et Mr Efficace, 1ère partie

Ou pourquoi savoir utiliser efficacement les outils informatiques est-il important aujourd’hui ? La journée type de deux cadres quadra dans une grande PME.

J’inaugure le premier article de ce blog consacré au bon usage des nouvelles technologies par cette question qui peut paraître triviale, mais qui est à la base de tous les articles que je publierai à l’avenir.

Il me semble en effet que de nombreuses personnes ne voient toujours pas les bénéfices que peuvent leur apporter quotidiennement un usage intelligent des nouvelles technologies, faute de connaître leur existence, leur fonction ou la manière de les utiliser.
Du coup, ils passent à coté d’outils pratiques et efficaces, à même de leur faire gagner du temps pour eux-mêmes, leur travail et leurs collègues et de leur offrir de nouveaux services d’un grand intérêt.

Rien de tel qu’une mise en situation pour vous faire comprendre, prenons donc deux exemples fictifs, celui de Mr Vieilleécole, cadre quadragénaire dans une grande PME et celui de Mr Efficace, également cadre quadra dans une PME.

Mr Vieilleécole n’aime pas trop les nouvelles technologies. Certes, il a un téléphone portable, un GPS dans sa nouvelle voiture, un ordinateur chez lui (surtout utilisé par ses enfants) et un lecteur DVD qui a depuis longtemps remplacé le magnétoscope, mais Mr Vieilleécole a un problème avec l’informatique « qui ne marche jamais » et « qui est trop compliquée ». N’ayant jamais été vraiment formé à son usage, méfiant à l’égard de la technologie qui, selon lui « est froide et rompt le contact humain », il ne voit pas l’intérêt de tous ses gadgets inutiles qui lui font surtout perdre du temps. Certes, il sait utiliser son logiciel de messagerie Outlook pour recevoir ses mails et surfer un peu sur Internet, puisque son travail l’y oblige, et oui, c’est quand même pratique, mais Mr Vieilleécole ne veut surtout pas perdre de temps à apprendre à utiliser ses outils au-delà de leurs fonctions basiques.
Tout ce qu’il veut, c’est que ça marche, et il ne rate jamais une occasion de communiquer son point de vue sur tout cela au service informatique, notamment lorsqu’il y a un problème. N’aimant pas lire sur un écran, il imprime beaucoup de feuilles et prend de nombreuses notes dans divers carnets, qu’il range plus ou moins soigneusement. Son bureau est souvent encombré de papiers divers.

Mr Efficace, lui, aime beaucoup les nouvelles technologies, et il est friand des derniers outils et gadgets à la mode. Il a un ordinateur portable sur lequel il a installé de nombreux logiciels qu’il apprécie et utilise régulièrement, et a toujours sur lui un téléphone portable/agenda électronique et un ipod nano qui tient dans la poche (il compte bien acheter prochainement l’Iphone pour emporter un appareil au lieu de deux).
Pragmatique, Mr Efficace sait que la technologie n’est qu’un outil et pas un Dieu auquel il faudrait tout confier, mais il est optimiste et enthousiaste sur les possibilités actuelles et futures des outils informatiques et les gains qu’il peut en retirer. Au travail, il est toujours à l’affut du logiciel ou de l’appareil qui pourra améliorer la communication entre les hommes, leur coordination, l’organisation générale du travail et au final faire gagner en productivité l’entreprise.

Examinons à présent la journée type de ces deux personnes.

Journée type de Mr Vieilleécole, 1ère partie : le début de journée

– 6H30 –

Mr Vieilleécole se lève, c’est un cadre dynamique et il a beaucoup de travail à accomplir. Sa femme dort encore, après une douche rapide il mange son petit-déjeuner en lisant son journal fraîchement livré. Il prend sa voiture à 7H30, écoute d’un air distrait les informations diffusées à la radio et un peu de musique et arrive au bureau à 8H, une heure avant la plupart des employés.
Une fois assis à son bureau, il commence par consulter son agenda papier pour vérifier ses RV de la journée, puis dresse un rapide bilan des dossiers à traiter, parmi la pile sur son bureau, et les classe par ordre de priorité afin de déterminer ceux sur lesquels il va travailler ce matin, Mr Vieilleécole est quelqu’un d’organisé.
Il prend le premier dossier et commence à le relire rapidement, tout en allumant son PC de bureau. Celui-ci est un vieux modèle qui met un certain temps à démarrer, mais Mr Vieilleécole le sait et continue à lire son dossier pendant ce temps afin de ne pas perdre un instant.

Quand il a finit, son bureau Windows encombré d’icônes est affiché, Mr Vieilleécole lance son programme de messagerie et consulte ses mails. Las ! Malgré le soi-disant programme installé il y a quelques jours par le service informatique, il reçoit toujours de nombreux mails bizarres, en anglais le plus souvent, qui lui propose d’acheter du viagra ou des diplômes Bac+5 à 25$. Enervé, il se promet d’appeler le technicien qui a installé ce programme dans la journée pour lui remonter les bretelles, et en attendant, il prend quelques minutes à supprimer ces mails indésirables un à un. Puis, il commence à lire les mails qui lui sont destinés.

Sylvie, la secrétaire de direction, l’informe du report du RV de demain après-midi à une date ultérieure et lui annonce que le directeur souhaite en profiter pour le voir. Mr Vieilleécole se reporte sur son agenda papier, rature le RV prévu, colle dessus un post-it où il indique sa réunion avec le directeur, puis écrit quelques pages plus loin son RV décalé. De nombreux post-its parsèment les pages, indicateurs d’autant de reports.

Plusieurs mails demandent une réponse, Mr Vieilleécole fait un tri mental rapide de priorité et commence à répondre aux plus urgents. Une partie de son esprit s’inquiète fugitivement de l’absence de réponse d’un client à un message important, mais il se dit qu’il est trop tôt pour le relancer et continue son travail.

Après qu’il ait répondu aux principaux emails, Mr Vieilleécole reporte le traitement des autres à plus tard, après les avoir lu, et imprime un document en pièce jointe qu’un collègue lui demande de vérifier et de corriger si nécessaire. Il s’agit d’un projet important, qu’il faut relire plutôt deux fois qu’une, à renvoyer le plus vite possible, et Mr Vieilleécole a horreur de lire des pages et des pages sur son écran. Il décide de ne pas perdre de temps, et dès que son imprimante a sorti les premières feuilles, il s’attaque au dossier, armé de son stylo pour relever les fautes et noter ses impressions. Cela lui prend un certain temps, et quand il a terminé, il est 9H passé, les employés sont arrivés et se sont mis au travail après lui avoir dit bonjour.

A partir de maintenant, il peut être dérangé en permanence par des appels , le personnel ou des collègues, mais Mr Vieilleécole le sait et y est bien préparé. Il demande à quelqu’un d’apporter le dossier qu’il a corrigé à son collègue, celui-ci validera avec un autre stylo ses modifications et fera retaper le dossier finalisé à sa secrétaire.
Mr Vieilleécole retourne ensuite sur le dossier qu’il a commencé à relire en arrivant et se met au travail.

– 9H21 – fin de la 1ère partie

Pour peut-être beaucoup d’entre vous, cela ressemble à un début de journée tout à fait banal. Parfait 😉

Examinons à présent celle de Mr Efficace :

Journée type de Mr Efficace, 1ère partie : le début de journée

– 6H30 –

Mr Efficace se lève, c’est un cadre dynamique et il a beaucoup de travail à accomplir. Sa femme dort encore, après une douche rapide il mange son petit-déjeuner devant son ordinateur portable connecté au web en wifi. Il n’a qu’à ouvrir le clapet pour que son PC sorte de veille en quelques secondes, avec Outlook et son navigateur Internet ouvert. Pendant que Outlook télécharge les emails qu’il lira au bureau, Mr Efficace consulte sa page personnalisée Google contenant toutes les nouvelles du jour concernant les domaines qui l’intéresse.
Il prend sa voiture à 7H30, écoute sur son Ipod l’émission quotidienne concernant le domaine d’activité de l’entreprise, qui a été copié sur son baladeur numérique automatiquement hier soir quand il est rentré chez lui, et arrive au bureau à 8H, une heure avant la plupart des employés.
Une fois assis à son bureau, il sort son ordinateur portable de sa sacoche, le branche en quelques secondes sur sa station d’accueil, puis pose son téléphone portable/agenda électronique sur son socle, ce qui le synchronise instantanément avec l’ordinateur.

Il commence par consulter sa page d’accueil Outlook pour vérifier d’un coup d’oeil ses RV de la journée et les diverses tâches en cours, classées par échéance et par priorité, ce qui lui permet de déterminer rapidement quels sont les dossiers à traiter. Mr Efficace est quelqu’un d’organisé.
Après cela il consulte ses mails. Quelques spams sont passés au travers du filtre, que Mr Efficace sélectionne rapidement en les supprimant, mais il sait que pour ces quelques messages nuisibles passés au travers des mailles du filet, une bonne centaine a grossi le dossier « SPAM » de Outlook et il ne s’en fait pas. Cet outil ne peut être fiable à 100%.
Il a établi des règles de tri précises avec des dossiers pour les contacts les plus importants, et peut d’un coup d’œil voir qui lui a écrit, client, fournisseur ou personne de l’entreprise, et commence à lire ceux qui lui semble le plus prioritaire.

Sylvie, la secrétaire de direction, l’informe du report du RV de demain après-midi à une date ultérieure et lui annonce que le directeur souhaite en profiter pour le voir. Mr Efficace clique sur le bouton « Accepter » dans l’email, et les RV sont automatiquement reportés dans Outlook, et synchronisés avec son agenda électronique.

Plusieurs mails demandent une réponse, Mr Efficace commence à écrire les plus urgentes, notamment la réponse d’un client à un message important, qui laisse présager de bonnes affaires à l’avenir, et marque les autres d’un petit drapeau avec une échéance afin de ne pas oublier d’y répondre.

Après avoir ainsi traité les principaux emails, Mr Efficace ouvre un document Word en pièce jointe qu’un collègue lui demande de vérifier et de corriger si nécessaire. Il s’agit d’un projet important, qu’il faut relire plutôt deux fois qu’une, à renvoyer le plus vite possible. Mr Efficace décide de ne pas perdre de temps, et commence à corriger les fautes du document et à marquer ses appréciations avec l’outil de révision de Word. Cela lui prend un certain temps, et quand il a terminé, il reste quelques minutes avant 9H, les employés vont bientôt arriver et se mettre au travail (après lui avoir dit bonjour).
Il envoi le fichier révisé à son collègue, celui-ci n’aura qu’à l’ouvrir dans Word et valider ses modifications, avant de l’envoyer directement par email au format PDF.
9H. A partir de maintenant, il peut être dérangé en permanence par des appels , le personnel ou des collègues, mais Mr Efficace le sait et y est bien préparé. Il commence à travailler sur le dossier prioritaire de ce matin.

– 9H03 – fin de la 1ère partie

Avez-vous noté les différences, parfois subtiles, entre ces deux débuts de journées ? J’aborderai la suite de cette matinée dans un prochain épisode.

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