Mr Vieilleécole et Mr Efficace, 2ème partie

Ou pourquoi savoir utiliser efficacement les outils informatiques est-il important aujourd’hui ? La journée type de deux cadres quadra dans une grande PME.

Journée type de Mr Vieilleécole, 2ème partie : la matinée

9H25

Mr Vieilleécole travaille sur son dossier, répond à quelques appels, reçoit quelques personnes de son service, la routine.

10H30

Il vérifie ses mails et constate qu’il y a de nouveau quelques mails de publicité en anglais. Cela lui rappelle son énervement de tout à l’heure, et il appelle le service informatique. Il tombe sur Michel :

– J’ai un problème avec les mails, ça ne marche pas !
– ça ne marche pas ? C’est-à-dire ?
– Ben il n’y a rien qui marche ! Je ne m’y ferai jamais à l’informatique !
– Mais quel est le problème exactement Mr Vieilleécole ? (d’un ton blasé) Vous ne recevez plus vos mails ?
– Si, mais je reçois de la pub en anglais, je n’y comprend rien !
– Ah oui, du spam…
– Oui, pourtant je croyais que vous aviez installé un logiciel pour nettoyer tout cela ! Moi cela me fait perdre du temps, on a pas que cela à faire ici !
– Oui, mais on vous a expliqué la semaine dernière que le logiciel anti-spam ne serait pas efficace pleinement tout de suite, c’est un logiciel à apprentissage, il faut attendre quelques semaines pour qu’il soit complètement opérationnel.
– Ah… je n’étais pas au courant. Il faut absolument que ce soit aussi long ?
– Vous pouvez nous aider en indiquant au logiciel quels sont les mails indésirables passés au travers du filet. Vous n’avez pas reçu la documentation à ce sujet la semaine dernière ? On vous l’a envoyé par email…
– Euh… non je ne pense pas. Vous me l’avez envoyé quand exactement ?
– Attendez, je vais vous dire cela. Hmmm… le 12.
– Mais bon, vous ne voulez pas venir regarder mon poste ?
– Si vous voulez, je vais mettre ceci dans notre liste de tâches, mais il n’y a rien que nous puissions faire pour le moment de toute façon. Continuez de supprimer les spams, et avant marquez les pour aider le logiciel à les reconnaître.
– Attendez, expliquez moi comment on fait cela, cela ira plus vite.
– Bon d’accord. Votre PC est allumé je suppose ? Alors, allez dans Outlook…
Michel explique à Mr Vieilleécole la procédure, puis avant de le quitter :
– Et surtout n’oubliez pas de vérifier dans le dossier SPAM qu’il n’y a pas d’email légitime que le logiciel aurait filtré par mégarde.
– Ah ? Parce qu’en plus des mails de clients peuvent être supprimés ?!
– C’est rare, mais cela peut arriver, surtout au début. Il vous faut vérifier régulièrement, et marquer ces mails pour les mettre en « liste blanche », cela évitera que les futurs messages de votre interlocuteur ne soient supprimés à l’avenir.
– Grmph ! C’est vraiment compliqué ce logiciel ! Bon, merci quand même !

Quand Mr Vieilleécole raccroche, il est passablement énervé. Il en a assez de devoir toujours perdre du temps avec ces nouveaux outils, assez de l’incompétence de ces techniciens informatiques, de leur manque de sympathie et de compréhension.
Il marque les quelques spams qu’il a reçu, les supprime, puis consulte sa montre. 10H57, son RV va arriver bientôt.
Il s’agit d’un démarcheur, recommandé par un de ses collègues cadre, venu lui proposer un nouveau logiciel. Cela ne pouvait pas plus mal tomber. Eric devrait pourtant savoir qu’il préfère les contacts humains aux échanges froids permis par la technologie ! Pourquoi lui envoyer un vendeur qui lui fera perdre son temps ?

Enfin, il lui a promis alors…

11H00

Le standard l’appelle justement pour lui informer que son RV est arrivé. Il demande de le faire monter, attend quelques minutes en jetant quelques coups d’œil sur ces dossiers, puis accueille le vendeur qui entre après avoir frappé à la porte. Il est plutôt jeune, en costume, sans cravate, assez élégant dans l’ensemble. Mr Vieilleécole s’en méfie instantanément. Encore un de ces jeunes loups tout droits sortis des « starts-ups ! ». Il l’invite néanmoins à s’assoir.

Le jeune loup se présente, rappelle qu’il vient de la part de Eric Jordan, le collègue de Mr Vieilleécole, qui a été très intéressé par son produit, et qui lui a dit d’aller le voir pour l’appuyer afin d’obtenir un RV auprès de la direction.
Mr Vieilleécole est très surpris. Est-ce que par hasard Eric aurait voulu lui faire une mauvaise blague ? Ce n’est pas son genre pourtant…

Mr Jeuneloup sort alors son portable, et lui fait la démonstration de son produit, un « workflow ». D’après ce que Mr Vieilleécole en comprend, il s’agit d’un logiciel pour gérer des documents, qui se présente comme un site internet, mais Mr Vieilleécole ne voit pas du tout l’intérêt d’un site internet pour ce genre de choses. Dubitatif, il écoute les explications de Mr Jeuneloup et est très vite noyé sous les explications de celui-ci et le nombre de fonctions qu’il lui montre. Apparemment, Mr Jeuneloup s’en rend compte, car il enchaîne :

« – Ecoutez, Mr Vieilleécole, sachez que notre logiciel apporte de multiples avantages par rapport à une classique gestion des documents dans l’explorateur Windows.
– Dans quoi ?
– Vous savez, ce qui vous permet de naviguer dans vos dossiers et documents sur votre PC…
– Ah oui. Je n’ai jamais trouvé cela très pratique. Pour moi, rien ne vaut un bon dossier papier bien classé.
– Ah… Hé bien, sachez que notre logiciel peut vous apporter d’énormes gains de productivité par rapport à une gestion papier classique ! Vous-même et vos collaborateurs allez gagner un temps fou grâce aux fonctions de partage et de publication de documents, de gestion de processus, à l’agenda partagé, et aux multiples autres fonctions qu’il propose ! De plus, vous allez faire des économies de papier car…
– ça m’a l’air très compliqué. Vous savez, je n’aime pas trop tous les gadgets à la mode, pour moi c’est avant tout une perte de temps et ça ne marche jamais comme il faut.
– Des gadgets ! Mais, Mr Vieilleécole, notre logiciel est une fondation extrêmement solide sur laquelle peut s’appuyer votre entreprise, un socle étudié pour y intégrer l’ensemble de ses processus de fonctionnement afin de les fluidifier, un…
– Ecoutez, dans cette entreprise, nous utilisons des méthodes éprouvées depuis des années. Votre logiciel me semble bien trop lourd, à la fois à mettre en place et à utiliser, je n’ose même pas imaginer les coûts de formation… Si toutefois quelqu’un y comprend quelque chose un jour ! Je ne pense pas que cela nous intéresse.
– Attendez, Mr Vieilleécole, laissez-moi vous démontrer que notre logiciel est très simple à utiliser, tenez, je vais me logguer comme si j’étais une secrétaire… »

Mais Mr Vieilleécole a beau écouter, regarder et tenter de comprendre, il n’y a rien faire, il trouve cela vraiment trop compliqué et doute qu’une secrétaire puisse facilement utiliser ce genre d’usine à gaz, sans compter l’investissement très lourd et le chamboulement dans l’organisation interne que cela implique. Ce pauvre Eric est vraiment trop enthousiaste pour ce genre d’outils, il lui dira bientôt ce qu’il en pense et surtout l’avertira de ne plus lui envoyer ce genre de prospecteurs. Comme s’il n’avait que cela à faire ! En plus, les méthodes actuellement utilisées sont éprouvées et tout tourne correctement…

Poliment, Mr Veilleécole met fin au dialogue de sourd en indiquant qu’il « va réfléchir », mais que le logiciel lui semble trop lourd à mettre en place, et éconduit Mr Jeuneloup. Ce qu’il a retenu, c’est que ce genre de logiciel est conçu pour faciliter l’échange de documents dans une entreprise et le travail en commun, mais que c’est tellement lourd que ce doit être utile seulement pour les grosses boîtes… En tout cas ce n’est pas pour lui.

11H49

Mr Vieilleécole regarde à nouveau ses mails, et commence à répondre à ceux qui viennent d’arriver. Il note toujours dans un coin de sa tête que le mail du client qu’il attend n’est toujours pas arrivé.
Une personne du service commercial lui demande un fichier sur lequel Mr Vieilleécole a travaillé récemment, mais dont l’employé n’a trouvé qu’une ancienne version sur le serveur. Mr Veilleécole est perplexe, il se rappelle avoir modifié ce document il y a peu de temps et y avoir même consacré un bon bout de temps. Il ouvre le fichier sur le serveur, effectivement c’est une version non modifiée qu’il peut lire. Inquiet à l’idée d’avoir perdu tout ce travail, il appelle le service informatique en leur informant que « son fichier a disparu ». Il tombe à nouveau sur Michel, qui regarde dans l’historique des sauvegardes, mais aucune modification du fichier n’a été enregistrée depuis deux semaines.
Finalement, après d’autres manipulations, Michel se déplace dans le bureau de Mr Vieilleécole, fait une recherche sur son PC en utilisant des mots clés du document et retrouve le fichier dans un sous répertoire de Mes Documents. Mr Vieilleécole l’avait enregistré là par erreur. Confus, celui-ci marmonne quelques mots à propos des « logiciels qui ne marchent pas », puis remercie Michel.
Il envoie le document à l’employé et répond aux quelques mails qu’il a laissé en standby.

12H31

Mr Veilleécole va manger rapidement un bout avec quelques collègues. Tout à l’heure, il voit le directeur à propos d’un dossier, et la secrétaire de direction lui a également dit qu’il devait lui parler de quelque chose d’important à propos de l’entreprise.

Fin de la deuxième partie

Laissons à présent MrVieilleécole pour retrouver Mr Efficace où nous l’avons laissé 😉

Journée type de Mr Efficace, 2ème partie : la matinée

9H05

Mr Efficace travaille sur ses dossiers, répond à quelques appels, reçoit quelques personnes de son service, la routine.

10H30

Mr Efficace examine ses mails. Comme le lui ont expliqués les personnes du service informatique il y a deux semaines, il marque comme SPAM les mails passés au travers du filet, et surtout va regarder dans le dossier SPAM rapidement s’il n’y a pas de messages légitimes qui sont passés. Hum, voyons voir… tout va bien… ah non, là il y a un email d’un fournisseur ! En deux clic, Mr Efficace le classe dans la liste blanche, et prend connaissance du mail.
C’est une procédure un peu fastidieuse, mais un mal nécessaire et surtout temporaire. En plus, comme c’est Mr Efficace qui a appuyé le prestataire informatique pour l’installation de ce logiciel, il est très motivé et impliqué dans son bon fonctionnement. Il a vérifié que les personnes de son service ont bien intégrés son fonctionnement et qu’ils ont bien compris comment gérer la période d’adaptation initiale.

Quand il y repense, quand il est arrivé il y a 2 ans, c’était vraiment la préhistoire au niveau informatique ! Très vite, il s’est rendu compte que l’entreprise gagnerait beaucoup à adopter des méthodes et des outils de travail plus modernes, et fort de son aisance dans le domaine des nouvelles technologies, a commencé à faire des propositions, en s’appuyant sur la société de prestation informatique de son ancien employeur.
Au début, cela a été difficile, et il s’est heurté à une véritable inertie, plutôt qu’à une résistance farouche : il arrivait à convaincre la plupart des personnes de l’intérêt de cette démarche, mais elles ne s’impliquaient pas et tout le monde prenait son temps.
Il a alors conçu un véritable projet budgétisé avec un calcul du retour sur investissement, et à force de présenter tous les avantages, aidé par les présentations de produits du prestataire, il a emporté l’adhésion pour la remise à plat totale du parc informatique et son remplacement par du matériel performant et adapté, et des logiciels récents capables une fois maîtrisés de faire gagner un temps précieux à chaque employé.

Ce n’était qu’un prélude… Mais depuis ce « simple » changement, le taux de panne est tombé à un niveau extrêmement bas, le système de « clichés instantanés » du nouveau serveur permet à tout un chacun de facilement récupérer des fichiers en cas d’effacement ou de modification accidentelle, la sauvegarde par Internet protège les données contre le vol et l’incendie, les calendriers partagés ont permis de facilement faire connaître l’emploi du temps de chacun par les personnes autorisées et de se partager les salles de réunion beaucoup plus facilement, la création de listes de contacts communes a annihilé la laborieuse méthode d’envoi manuelle des fiches contacts, les faxs sont envoyés directement à partir de n’importe quelle application, ce qui réduit considérablement le nombre d’impressions inutiles… La liste est longue, et c’est un plaisir pour Mr Efficace de voir qu’aujourd’hui tous ces outils sont utilisés quotidiennement par tout le monde, au point que personne ne pourrait revenir en arrière, en tout cas pas sans y être obligé et sans se plaindre vigoureusement.

Mr Efficace regarde sa montre. Il a encore 25 minutes avant l’arrivée de son prestataire, qui vient lui présenter un produit extrêmement lourd à mettre en place, mais également extrêmement prometteur : un logiciel de workflow. Mr Efficace a lu quelques articles à ce sujet et sait que c’est un produit de plus en plus utilisé et doté de nombreux avantages, et il a lui-même demandé à son prestataire de lui faire une proposition à ce sujet. En l’attendant, il retourne à ses dossiers.

11H00

Le prestataire est là. Il est plutôt jeune, en costume, sans cravate, assez élégant dans l’ensemble. Mr Efficace invite Mr Partenaire à s’assoir, échange quelques paroles d’usage. Mr Efficace sait que Mr Partenaire, en tant que société externe, a intérêt à faire acheter un maximum de produits à l’entreprise, c’est normal, tout le monde est mieux avec l’argent dans sa poche et c’est l’essence du business. Mais il sait aussi que Mr Partenaire est intelligent et a tout intérêt à instaurer une relation de confiance afin de développer un échange sur le long terme, beaucoup plus fructueuse qu’un simple « coup », et qu’il est donc attaché à la satisfaction client. Lui-même a tout intérêt à disposer ainsi du même prestataire pour un domaine aussi complexe, qui l’accompagne longtemps et connaît bien les problématiques de l’entreprise. C’est une relation intelligente et professionnelle, aux intérêts biens compris, ce qui n’empêche pas une certaine familiarité, qui se développe naturellement après tant d’années de travail.

Mr Partenaire sort son ordinateur portable, et se lance dans la démonstration du logiciel. C’est effectivement un logiciel très lourd, avec de nombreuses fonctions, et Mr Partenaire a tendance parfois à décrire de manière trop complète certains détails, mais Mr Efficace sait l’arrêter à temps quand cela est nécessaire en reformulant ce que Mr Partenaire a expliqué, pour valider qu’il a bien compris. Mr Partenaire fait des efforts pour rester accessible et explique les multiples avantages qu’un tel logiciel peut apporter à l’entreprise en terme de gains de productivité, de travail collaboratif, de partage d’information, de mise en place de bonnes pratiques, mais n’hésite pas aussi à indiquer que cela demande une étude approfondie avant d’envisager son déploiement, une mise en place progressive avec une formation poussée des employés, et que cela amènera nombre de changements dans les habitudes de travail.
Mr Efficace a bien conscience de tous ces paramètres et il apprécie que Mr Partenaire les lui présente de manière aussi complète et pratique. Ensemble, ils commencent à discuter des modalités d’application d’un logiciel au sein de l’entreprise, et Mr Efficace, ouvrant un tableur Excel, commence à calculer le retour sur investissement, aidé par les indications de Mr Partenaire.
Ce n’est qu’un premier jet, mais cela permet de poser un peu les choses. Il est clair que prendre la décision de mettre en place ce genre de solution ne se fait pas à la légère, et qu’il faudra du temps et de la réflexion avant toute chose.
Mr Partenaire et Mr Efficace promettent de se revoir régulièrement à ce sujet, Mr Partenaire va envoyer par email de la documentation et des études pour appuyer la réflexion que Mr Efficace va mettre en œuvre.
Ils se quittent sur cet entrefaite.

12H12

Mr Efficace regarde à nouveau ses mails, et commence à répondre à ceux qui viennent d’arriver.
Une personne du service commercial lui demande un fichier sur lequel Mr Efficace a travaillé récemment, mais dont l’employé n’a trouvé qu’une ancienne version sur le serveur. Mr Efficace est étonné, il se rappelle avoir modifié ce document il y a peu de temps et y avoir même consacré un bon bout de temps. Il ouvre le fichier sur le serveur, effectivement c’est une version non modifiée qu’il peut lire. Il tape alors quelques mots clés correspondant à ce document dans la fenêtre de la fonction rechercher de son ordinateur, et grâce au système d’indexation installé il y a un moment, il retrouve en quelques secondes le document en question, enregistré dans un autre dossier. Il n’a plus qu’à le glisser-déposer à la place de l’ancien fichier sur le serveur et prévenir l’employé par email.
Mr Efficace en profite pour répondre aux mails qu’il a marqué d’un drapeau rouge « à répondre dans la journée » tout à l’heure.

12H31

Mr Efficace va manger rapidement un bout avec quelques collègues. Tout à l’heure, il voit le directeur à propos d’un dossier, et la secrétaire de direction lui a également dit qu’il devait lui parler de quelque chose d’important à propos de l’entreprise.

Fin de la deuxième partie

Restez connectés pour la 3ème partie, à venir la semaine prochaine ! 🙂